Sind KI Abomodelle steuerlich absetzbar?

KI Abomodelle wie Chat GPT, Canva, Retell, etc. können in den meisten Fällen steuerlich absetzbar sein. In diesem Artikel geben wir Tipps zu genau diesem Thema.

Grundsätzliche Überlegung: Privatnutzung vs. betriebliche Nutzung

Entscheidend für die steuerliche Behandlung von Abonnements ist – wie bei vielen Kostenpositionen – die Frage nach dem Anlass und Zweck der Aufwendungen. Grundsätzlich gilt:

• Betriebliche Nutzung: Werden KI-Tools nachweislich für betriebliche Zwecke eingesetzt (z. B. zur Kundenkommunikation, zur Marketing-Automatisierung, zur Unterstützung bei Textentwürfen oder zur Datenanalyse), können die Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
• Private Nutzung: Wird das Abo hauptsächlich oder ausschließlich privat genutzt, kann im Regelfall keine steuerliche Abzugsfähigkeit geltend gemacht werden.

Wenn sowohl betriebliche als auch private Nutzung vorliegt, muss gegebenenfalls eine Aufteilung erfolgen (ggf. prozentual entsprechend der geschätzten Nutzung).

Abo-Modelle als Betriebsausgaben

AI-Dienste wie ChatGPT (OpenAI) oder Sprachassistenten (z. B. Retell AI) werden in der Regel als Software as a Service (SaaS) angeboten. Dabei fällt oft eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr an.

Wichtig zu wissen:

• Laufende Kosten für Software-Lizenzen oder Abos (z. B. monatliche Nutzungsgebühr) lassen sich in der Regel direkt als Betriebsausgabe abziehen, sofern sie betrieblich veranlasst sind.
• Einmalige Anschaffungskosten (etwa bei Software-Kauf und längerfristiger Lizenz) können je nach Höhe und Art der Kosten ggf. aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Bei den meisten rein webbasierten Abos ist das jedoch selten der Fall; stattdessen werden sie unmittelbar als laufende Betriebsausgabe verbucht.

Besonderheiten bei der Umsatzsteuer

Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind (z. B. als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer), können Sie bei in Rechnung gestellter Umsatzsteuer (innerhalb Deutschlands oder der EU, je nach Rechnungsstellung und Ort der Leistung) die Vorsteuer abziehen.

• Bei Software-Abos von Anbietern außerhalb Deutschlands, beispielsweise aus den USA, kann die Reverse-Charge-Regelung zur Anwendung kommen. In diesem Fall wird keine (bzw. eine anders deklarierte) Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen, und Sie sind als Leistungsempfänger verpflichtet, die Umsatzsteuer selbst zu berechnen. Gleichzeitig kann diese als Vorsteuer abgezogen werden, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Dokumentation und Nachweispflichten

Wie bei allen Betriebsausgaben gilt auch hier: Sorgfältige Dokumentation ist Pflicht. Belege über die Abo-Kosten, Rechnungen oder Zahlungsbestätigungen sollten aufbewahrt und klar ausgewiesen werden, dass die Nutzung für betriebliche Zwecke erfolgt.

• Bestehende Verträge oder Online-Bestätigungen (Rechnungen/Account-Informationen) sollten auf Ihren Namen bzw. den Firmennamen lauten.
• Im Falle einer anteiligen privaten Nutzung empfiehlt sich eine glaubwürdige Aufteilung (z. B. anhand von Nutzungszeiten oder Funktionsumfang).

Abgrenzung bei Freiberuflerinnen und Arbeitnehmerinnen

Selbstständige/Freiberufler: Sie können die entsprechenden Kosten direkt als Betriebsausgaben geltend machen, sofern ein betrieblicher Zusammenhang besteht.
Arbeitnehmer: Hier kommt es darauf an, ob die Nutzung für den Arbeitnehmer beruflich veranlasst ist. Liegt eine klare berufliche Notwendigkeit vor und wird das Abo nicht vom Arbeitgeber gestellt, kann ein Abzug als Werbungskosten möglich sein. Allerdings steht dies oft auf dem Prüfstand, da eine rein berufliche Nutzung sichergestellt bzw. nachgewiesen werden sollte.

Typische Anwendungsfälle, bei denen ein Abzug wahrscheinlich ist

Content-Erstellung: Übersetzungen, Blogartikel oder Text-Vorschläge mithilfe von ChatGPT zur Verbesserung betrieblicher Prozesse.

Meeting-Zusammenfassungen und Transkripte: Retell AI kann beispielsweise aus Meetings automatisch Zusammenfassungen erstellen, was zeit- und ressourcensparend ist.

Datenanalyse und Automatisierung: KI kann Recherche, Auswertungen oder Prognosen beschleunigen, die unmittelbar Einfluss auf das Geschäft haben.

Kundenservice und Chatbots: Auch wenn Sie ChatGPT-basierte Funktionen in Ihren Support-Prozessen einsetzen, kann dies als betrieblicher Aufwand gelten.

Praxistipp

Nutzen Sie KI-Abonnements wie ChatGPT oder Sprachassistenten bei Retell AI ausschließlich (oder zumindest überwiegend) betrieblich, können Sie die Kosten dafür grundsätzlich als Betriebsausgaben (oder bei Arbeitnehmer*innen ggf. als Werbungskosten) absetzen. Achten Sie dabei stets auf eine saubere Dokumentation und trennen Sie betriebliche von privaten Zwecken, um im Zweifelsfall eine anteilige Aufteilung vornehmen zu können.

• Nutzen Sie separate Konten oder Zahlungsmittel (z. B. Firmenkreditkarte) für betriebliche Abos.
• Bewahren Sie alle Belege, Rechnungen und Nutzungsnachweise lückenlos auf.
• Lassen Sie sich von einer steuerlichen Fachperson beraten, wenn Unsicherheiten bei der Behandlung der Abonnements bestehen.

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Rechtlicher Hinweis

Dieser Blogartikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Für konkrete Einzelfälle oder detaillierte Fragen empfiehlt sich die Rücksprache mit einem/einer Steuerberater/in oder einem/einer Rechtsanwält/in, um eine korrekte und an die jeweilige Situation angepasste Auskunft zu erhalten.

Quellen und weiterführende Informationen

Nachfolgend finden Sie einige grundlegende Rechtsgrundlagen und Hinweise, die im Zusammenhang mit der steuerlichen Absetzbarkeit von Software-Abonnements (z. B. KI-Dienste wie ChatGPT oder Retell AI) herangezogen werden können. Bitte beachten Sie, dass es sich um allgemeine Quellen handelt und keine vollständige Auflistung aller möglichen Regelungen und Einzelfälle ist.

1. Einkommensteuergesetz (EStG)
   • § 4 Abs. 4 EStG: Definition der Betriebsausgaben (Rechtsgrundlage dafür, dass betriebliche Aufwendungen steuerlich abziehbar sind).
   • § 9 EStG: Werbungskosten, insbesondere für Arbeitnehmer*innen (wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt).
2. Umsatzsteuergesetz (UStG)
   • § 13b UStG: Reverse-Charge-Verfahren für Leistungen von Unternehmen aus dem Ausland (bspw. Software-Abos von US-amerikanischen Anbietern).
   • §§ 3a ff. UStG: Regelungen zum Ort der sonstigen Leistung (entscheidend für die Frage, wo die Umsatzsteuer anfällt).
3. Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE)
   • Insbesondere die Abschnitte, die sich mit elektronisch erbrachten Dienstleistungen bzw. SaaS-Angeboten und dem Reverse-Charge-Verfahren befassen (z. B. Abschnitt 13b.1. UStAE).
4. Grundsätze für Betriebsausgaben und Werbungskosten
   • Bei gemischt (betrieblich/privat) genutzten Ausgaben greifen die allgemeinen Aufteilungsgrundsätze, u. a. hergeleitet aus BFH-Rechtsprechung (z. B. Grundsatzurteile zu gemischt veranlassten Aufwendungen).
   • Eine Übersicht über Betriebsausgaben und deren Abziehbarkeit sowie Nachweispflichten findet sich in den Einkommensteuer-Richtlinien (EStR).
5. Publikationen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF)
   • Das BMF veröffentlicht regelmäßig BMF-Schreiben, die Auslegungshinweise zur steuerlichen Behandlung bestimmter Aufwendungen enthalten. Aktuelle Schreiben finden Sie auf der Website des BMF:
     https://www.bundesfinanzministerium.de
6. Gesetze im Internet
   • Alle maßgeblichen Gesetze (EStG, UStG usw.) sind im Rahmen des Angebots „Gesetze im Internet“ einsehbar:
     https://www.gesetze-im-internet.de
7. Fachliteratur und Kommentare
   • Für eine vertiefte Auseinandersetzung empfehlen sich Kommentare und Handbücher zum Einkommensteuergesetz sowie zum Umsatzsteuergesetz (z. B. „Kirchhof, EStG-Kommentar“ oder „Tipke/Kruse, Umsatzsteuer-Kommentar“).